Serviços prestados

PLANEJAMENTO GERAL

  • Dimensionamento do evento.
  • Visitas técnicas e operacionais, com produção de relatórios, análises e informações pertinentes.
  • Planejamento da ocupação e da forma de utilização dos espaços locados.
  • Elaboração e acompanhamento do Cronograma de Atividades.
  • Definição das responsabilidades pelo cumprimento de cada tarefa por parte da Comissão Organizadora e Acqua Consultoria.
  • Levantamento dos custos totais envolvidos na organização do evento.

DIVULGAÇÃO

A Acqua Consultoria é a única empresa especializada em organização de eventos técnicos e científicos com foco em água, saneamento, geologia, túneis, geotecnia e engenharia de fundações. Dispõe de amplo mailing em seus setores de atuação.

  • Elaboração da estratégia e do cronograma de divulgação do evento.
  • Ampliação de mailing, com base em pesquisas sobre o setor e pela captação de mailing setoriais.
  • Identificação de instituições que possam ser convidadas para apoio institucional visando maximizar a divulgação do evento além das sugeridas pela Comissão Organizadora.

WEBSITE

  • A Acqua Consultoria dispõe de uma página na internet onde é possível hospedar gratuitamente  o website do evento. Projetos diferentes do padrão utilizado pela  Acqua Consultoria implicarão em custos aos promotores.

IMPRESSOS E ELETRÔNICOS

  • Coordenação da produção de todo o conteúdo do site e de todo material gráfico e eletrônico
  • Centralização de todos os disparos das peças de divulgação, com mensuração dos resultados alcançados.

Obs. Os custos com a criação de peças promocionais, disparo de e-mail marketing e despesas de Correio constarão  do orçamento do evento de acordo com o planejamento geral. Para itens adicionais (não previstos) será apresentado orçamento complementar. 

ASSESSORIA DE IMPRENSA

  • Acompanhar o trabalho da assessoria de imprensa contratada

FORNECEDORES

  • Identificação das necessidades de contratação de acordo com o local de realização e com o número de pessoas.
  • Elaboração de concorrência entre prestadores de serviços, para atender as necessidades do evento.
  • Pesquisa e posterior identificação de fornecedores, atividade compartilhada entre a empresa organizadora e a instituição contratante.
  • Negociação de prazos, valores e condições com fornecedores.
  • Oficialização da contratação dos serviços do fornecedor vencedor em conformidade com o estabelecido na concorrência.
  • Acompanhamento do contrato para a correta prestação dos serviços.
  • Detalhamento, treinamento e capacitação de fornecedores para atendimento ao evento.

FINANCEIRO

  • Elaboração, acompanhamento e avaliação do estudo de viabilidade econômica.
  • Elaboração do fluxo de caixa diário e consolidações mensais.
  • Recebimento, controle e encaminhamento das notas fiscais dos fornecedores para pagamento pela entidade promotora.
  • Emissão de recibos e boletos bancários para inscritos, expositores e patrocinadores.
  • Cobrança das inscrições, dos patrocínios e dos estandes em aberto.
  • Revisão/Atualização periódica do planejamento de custos e receitas.

CIENTÍFICO

A grade da programação, assim como a correta definição de temas e convidados é fator determinante para alavancar o número de inscritos, provocando reflexos inclusive na captação de recursos.

PALESTRANTES E CONVIDADOS

  • Após o recebimento da lista de convidados sugeridos pela entidade Promotora, proceder ao envio de cartas convite, follow up para confirmação de presença.
  • Posicionamento da Comissão Organizadora quanto aos aceites.
  • Detalhamento de informações para agência de viagens (transporte aéreo, hospedagem, transporte de chegada e saída, etc..).
  • Organização do transporte de palestrantes / autoridades.
  • Organização do Cerimonial, contratação e acompanhamento dos serviços do mestre de cerimônias.

TRABALHOS TÉCNICOS

A Acqua Consultoria desenvolveu um sistema próprio para o gerenciamento de inscrições de participantes e de submissão de trabalhos técnicos, em ambiente de Internet. Permite a criação de diversos níveis de usuários, gerando acesso total ou restrito ao sistema sem custo adicional quando utilizado no padrão Acqua Consultoria.

  • Cronograma de atividades científicas  do evento
  • Redação ou adaptação das normas de editoração para submissão
  • Configuração do sistema de envio de resumos / trabalhos

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE INSCRIÇÕES:

Vantagens para os participantes:

  • Inscrição pela Internet
  • Emissão de boleto bancário
  • Pagamento por cartão de crédito
  • Emissão de recibo
  • Indicação dos trabalhos validados por cada inscrição

Para a Comissão Organizadora:

  • Criação de login e senha para acesso ao sistema, com a possibilidade de emissão de relatórios diversos

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE TRABALHO TÉCNICO:

Vantagens para os autores:

  • Cadastramento do trabalho técnico pela Internet
  • Envio do arquivo eletrônico pelo próprio sistema
  • Acompanhamento do status da análise

Para os analistas dos trabalhos:

  • Análise online dos trabalhos designados

Para a Comissão Organizadora:

  • Acesso completo ao sistema que permite o acompanhamento da submissão e da avaliação com interações junto aos membros da Comissão Científica
  • Possibilidade de emissão de relatórios diversos

ANAIS E LIVRO DE RESUMOS

  • Gerenciamento da editoração e elaboração dos anais e do livro de resumos

COMERCIALIZAÇÃO (VENDA DE PATROCÍNIOS E ESTANDES)

A boa definição da estratégia comercial a ser adotada deve prever contrapartidas que agradem e atendam às expectativas dos patrocinadores e expositores, maximizando a chance de êxito financeiro.

  • Elaboração de apresentação comercial do evento, visando garantir a saúde financeira do projeto.
  • Identificação de potenciais patrocinadores e expositores.
  • Negociações visando maximizar suas participações.
  • Controle dos espaços vendidos e disponíveis para venda.
  • Implementação das contrapartidas.
  • Elaboração e envio do manual do expositor.
  • Redação de projetos para captação de recursos junto às Agências de Fomento (CAPES, CNPq e FAPESP) e prestação de contas.

SECRETARIA EXECUTIVA DURANTE O EVENTO

À Secretaria Executiva compete a coordenação, administração e controle de todas as tarefas e serviços previamente programados:

  • Local de realização do evento, vistoria de entrada, medições, acompanhamento de montagem e desmontagem de todos os espaços necessários para o bom funcionamento do evento.
  • Secretaria, atendimento aos participantes e palestrantes, emissão e distribuição de crachás, certificados, etc..
  • Exposição Técnica, atendimento aos expositores e patrocinadores com entrega de credenciais, esclarecimento de dúvidas, contato com os fornecedores oficiais, pagamentos de taxas e etc.
  • Treinamento, administração e controle dos fornecedores envolvidos.

SECRETARIA PÓS-EVENTO

  • Elaboração das cartas de agradecimento para:
    • Colaboradores
    • Fornecedores

PRESTAÇÃO DE CONTAS

  • Entrega da prestação de contas, junto com a conciliação bancária mês a mês.
  • Redação do relatório técnico.
  • Prestação de contas para patrocinadores públicos e privados, seguindo os padrões por estes definidos.
  • Prestação de contas final ao cliente.

Atuando de forma transparente, a Acqua Consultoria, quando da entrega dos relatórios do evento, disponibiliza aos seus clientes uma pasta contendo amostra de todo material produzido para o evento, estatísticas de inscritos por país, estado, categoria e a tabulação do questionário de avaliação com os respectivos gráficos para a melhor compreensão da satisfação dos participantes e expositores. Entregamos ainda o relatório de sala, preenchido pelas recepcionistas com os horários corretos de início e término da atividade, controle dos trabalhos efetivamente apresentados e a quantidade de presentes em cada sessão.

A atuação da Acqua Consultoria se encerra quando todas as receitas forem recebidas e todas as despesas sejam pagas.


Certificações: Filiada à:
Rua George Ohm, 230 - 19º andar - Torre A
Cidade Monções – 04576-020 - São Paulo - SP
Fone: 11 3056–6000 | Email: info@acquacon.com.br
Atendimento: Segunda a sexta das 08h30 às 12h e das 13h às 18h
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